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如何做好員工的背景調查工作?
發布時間:2019-03-06   來源/作者:   關注度:1008

隨著勞動和合同法的普及,求職者的法律維權意識越來越強,企業現在不能輕易的說辭退哪個員工就辭退哪個員工,企業的用工成本和風險也在不斷的上升,所以我們企業越來越重視對新進員工的審核,加強面試流程把控,希望能找到擁有真才實學的員工。


     然而,目前我們求職者遞交的簡歷,基本都是經過美化過的,而且簡歷的水分越來越大,想只通過簡歷的表述就能篩選出優秀人才,困難度越來越大。俗話說,請神容易,送神難,在新員工入職之前,我們就把那些李鬼拒之門外,為企業減少用工風險。那么我們要如何甄別求職者是真的李逵還是假的李鬼呢?今天我們一起來聊聊背景調查的那些事。

     首先,我在網上給大家找了幾個案例,我們先看案例。

     案例一:背景調查引發的官司

     一位候選人張先生被獵頭推薦到A公司面試,剛剛面試完,李先生還沒有回到公司,A公司的HR就開始打電話做李先生的背景調查而導致李先生被開除了。李先生一怒之下,以A企業侵犯他人隱私權為由給告了。后某法院正式判決書下來,判A公司輸,要求A公司對李先生進行賠償等。

     案例二:背景不調查,招到假李逵

     某企業招聘一名生產副總,經人力資源部簡歷篩選和初試,推薦了Z先生給總經理復試,總經理覺得和Z先生很聊得來,生產管理技術很熟練,管理能力也很好,很滿意,然后總經理就高薪聘請了Z先生到公司做生產副總,希望能提高工廠的生產管理水平。

     可Z先生入職不到一月,在實際的工作中管理不到位,和部門溝通也有問題,經常和公司的管理層吵架,員工關系搞得非常僵,又過一個月,生產效率沒有得到提高,反而下降,原料浪費嚴重,而且和其他部門、管理層的關系越發不可調和,最后總經理沒有辦法,只好Z先生談話予以辭退。

     最后,Z先生以加班費等各種理由,找公司要了不少經濟補償,同時公司的管理層因為Z先生的高工資要求公司調薪。

     后來總經理通過其他渠道才了解到,原來Z先生在上家公司只做過工藝部經理,沒有擔任過生產副總,而且在上家公司的人際關系也不好,總經理感嘆,原來我招了個假李逵啊,如果能早點知道這個情況就好了。

     由此可見,如果企業在員工入職前,能有效合法的做好背景調查,能夠有效的降低用工風險。


     首先,我們先了解一下背景調查的定義。

     所謂背景調查,就是以雇傭關系為前提,通過合法的調查途徑及調查方法,了解候選人(包含待入職人員及在職人員)的個人基礎信息、過往的工作背景、能力及工作表現,形成對被調查人員的綜合評價(如尋求第三方專業背景調查公司,則會形成對被調查人員的背景調查報告),是企業在用人環節中必不可少的招聘流程。(百度百科)

     通過這個定義,我們能提煉這幾個關鍵點:

     1、使用的范圍:求職者;

     2、調查的目的:了解求職的綜合表現,

     3、調查的前提:合理合法

     下面,我將結合這幾個關鍵點,具體來聊一下背景調查。


一、背景調查的目的

     1、照妖鏡。背景調查的目的之一,就是核實求職者簡歷中的基本信息,如工作經歷、教育經歷、培訓經歷等,通過背景調查,把那些魚目混珠、弄虛作假的李鬼些篩選出來。

     2、試金石。面試時,求職者一定會對自己進行一番包裝,有些求職者善于偽裝自己,就需要我們去試試這個求職者的水有多深。那么背景調查可以了解到求職者在原單位的工作表現、工作能力、員工關系等情況,從而為崗位匹配度提供有效的判斷依據。

     3、護身符。有效的背景調查,可以防止一些不符合企業要求的求職者入職,減少公司的試錯成本,降低招聘成本,同時也可以規避用工風險,減少勞務糾紛。

二、背景調查的對象

     到底哪些人需要做背景調查呢?一個大型生產型企業,一次性招了100人的生產操作工,我們都去做背景調查,好像也不現實,而且調查費時、費力、費錢。一般來說,企業里以下崗位的“三拿”人員必須做背景調查。

     1、拿錢的。之前聽說過某企業會計捐款而逃的案例,結果根據入職檔案上的身份信息去查,都是假的,讓人膽顫心驚啊。所以,企業里設計資金管理的職位,都要進行背景調查,如會計、出納這些崗位,而且要重點了解這些員工的誠信情況和家庭信息情況,別真的員工跑路了,你連他家的真實地址都找不到就要哭了。

     2、拿命的。什么是企業的命脈?當然是核心生產力了。對于涉及到公司核心機密的崗位,如研發、技術這些核心技術人才,一定要謹慎聘用。如果企業的核心技術被泄露、或被競爭對手掌握,這將是對企業致命的打擊。

     3、拿權的。對于公司的中高層管理者,比如銷售總監、運營總監、生產總監等核心管理崗位,因為他們手里擁有比較大的管理權力,同時也就具備了比較大破壞力。這些人如果聘用不善,要么直接讓你企業倒閉,要么也是元氣大傷。


三、背景調查的內容

     根據崗位的不同,我們背景調查的內容可以靈活設計,但一些通用常規的維度是一樣的:

     1、教育和培訓背景。

     特別是學歷證書,一定要驗明真假,我們可以通過《中國高等教育學生信息網(學信網)》進行查詢,查詢范圍:國家承認的各類高等教育學歷證書(含學歷證明書)。包括研究生、普通本專科、成人本專科(注冊進度)、網絡教育(注冊進度)、開放教育、高等教育自學考試(注冊進度)以及高等教育學歷文憑考試(注冊進度)等。其中,研究生、普通本專科的學歷證書已實現在線即時電子注冊。值得注意的是,2001年及以前的所有學歷暫查詢不到,如果特別需要,可以到該學校實地查詢學籍檔案。

     2、職業資格證書和認證信息。

     如人力資源師證、建造師證、經濟師證等,一定要查明證的真偽,到相應的發證機構都能查詢到相關信息。

     3、履歷信息。

     要詳細核對應聘者的每段求職經歷是否連貫、任職職務是否正確。有些求職會特意隱瞞一些短暫的工作經歷,而延長一段求職經歷,使自己的簡歷看起來很穩定;或者之前就是一個人事主管,他自己寫成人事經理,這需要我們用火眼金睛去認真識別。

     4、職業修養。

     職業修養包括平時的工作習慣、個人性格、同事間相處是否愉快、有沒有和企業有勞動糾紛等等。誰不想給企業招個刺頭進來吧,如果動不動就說要仲裁公司,這樣不是自己給自己找罪受啊。


四、背景調查的原則

     背景調查,不是老板說調查就調查的,是要遵循規則和合法流程的,不然就像案例一一樣,有可能吃上官司,那么背景調查的原則是什么呢,我歸納總結了“三不調查一保密原則”。

     1、被調查人不授權不調查。

     應聘者對于背景調查有知情權,因為背景調查有可能涉及到應聘者的隱私,必須征得應聘者的同意,而且必須要書面授權,記住,是書面授權,不然你很有可能吃官司。

     2、被調查人尚未離職的公司不調查。

     應聘者尚未離職,本著尊重應聘者的原則,不能因為調查而影響其目前就職崗位。

     3、非工作相關內容不調查。

     背景調查不是查應聘者的祖宗十八代,不是查應聘者的個人生活習慣。我們一般只針對崗位要求的條款進行調查。有些背景調查通過一些非法渠道,了解到應聘者外面有小三、有私生子,公司又不進行信息保密,結果弄得滿城風雨,應聘者只有一紙訴狀把公司告上公堂。

     4、對被調查人信息保密原則。

     對于被調查人的信息,一定實行保密原則,僅限于調查人、人力資源總監、總經理知曉,嚴禁傳播。

     這里我要重點強調一下,未經應聘者書面授權的背景調查,可能會觸犯的法律條款:

     1、從民法上看,這種行為屬于“侵權行為”,具體侵犯的是應聘者的隱私權,如果對應聘者造成影響后,可以通過法律手段要求侵權方進行精神損害賠償。

     2、從刑法上看,依據《刑法》253條,這種行為可能涉嫌“非法獲取公民個人信息罪”,應聘者可以向公安機關控告,要求追究行為人的刑事責任。

     值得注意的是,2017年6月1日開始執行的關于《最高人民法院最高人民檢察院關于辦理侵犯公民個人信息刑事案例適用法律若干問題的解釋》(鏈接網址),作為企業HR要改變以前工作方法了,說不定哪天就會吃上官司,甚至牢獄之災,這可不是危言聳聽,HR還是有風險的崗位。


五、背景調查的時機選擇

     不同的企業,可以根據企業實際情況在不同階段進行背景調查。一般分為入職前和試用期進行。

     1、入職前:有點企業在員工完成應聘登記表后、正式面試前進行,這樣可以避免不合適的應聘者進入后續的面試,節約時間提供面試效率;有的是在面試結束后與正式同時上崗前進行調查,之前面試淘汰的人已經不需要調查。

     2、試用期:試用期一般都是1-6個月,時間充裕,利于調查信息的收集和核對,同時調查的信息也可以作為是否辭退或錄用的有效證據。

     兩種時間段調查都有優缺點,入職前調查的好處就是一般發現應聘者弄虛作假,企業可以靈活處理,錄用與否的主動權在企業手里,幾乎沒有任何風險。缺點就是時間緊、調查的信息可能不全面充分。同時候選人在等待過程中,有可能去其他公司了,從而流失人才。

     試用期調查的優點就是能盡快吸引優秀人才入職,缺點就是試用期辭退員工必須證據充分,不然有可能要承擔法律風險,同時試錯成本也是對企業的一種損失,如果給企業造成經濟損失也得不償失。

六、背景調查的常用方法

     在取得應聘者書面授權的情況,圍繞我們的調查內容,就是可以實施背景調查了,這里介紹一下我們常用的幾種背景調查方法。

     1、電話調查。電話調查是我們最常用的調查方法。我們根據應聘者在應聘登記表中留下的關于之前工作單位、公司證明人及聯系電話信息(個人電話+座機電話)進行電話核實履歷信息和職業修養問題。值得注意,背景調查內容一定要設計的簡明、實用、有效,一般時間控制在5分鐘作用,不能讓對方公司人力資源負責人感到壓力和反感。調查人在整個過程中,一定要保持禮貌和親和力,引導對方配合和給出公正的評價。

     2、委托專業調查機構調查。現在市場上已經有很多專業的背景調查公司,他們有強大數據庫,同時和相關部門有戰略合作并資源共享,他們能調查到我們企業HR不能調查到問題。同時,如果應聘者是競爭對手公司的,在電話調查中,相信對方為了阻止優秀人才進入競爭對手公司,可能有意做一些非客觀的評價,此時的調查信息已經不真實了。而背景調查公司處于第三方,能夠給出較為客觀公正的信息。缺點就是費用較高,會增加企業的招聘成本,不利于全面推廣,所以只有部分核心高管崗位,才會采用這種方法。

     3、利用HR人脈資源進行背景調查。每一個HR都有自己圈子。比如一個HR認識100個企業的HR,100個HR每人又認識100個,那你的HR人脈就可以擴大到10000人,所以一個成功的HR,要善于經營自己的人脈圈子,比如我們在三茅這個平臺,我們能結交成千上萬全國各地的HR精英,通過HR圈子,我們能共享到很多可信度更高的信息。

     當人,一些大型企業,背景調查也可采取問卷調查的方式,給應聘者的上家HR部門發問卷調查函,甚至有采用登門拜訪HRD的方式直接調查。每個企業都可以結合崗位需要、企業實際來綜合選用調查工具。

     背景調查,是一把雙刃劍,運用不好,會傷人傷己。所以在背景調查中,一定要合理合法,一定要?;け壞韃檎叩囊?,充分尊重被調查者,調查時要聽取多方意見,確保調查結果的合理、合法、客觀和有效。

     遇到不一致的信息時,不要輕易下結論,謹慎使用調查結果,背景調查不是萬能的,不能不信,也不能盲信,要結合多種甄別手段、多維度驗證,發現李逵,篩除李鬼,為企業選拔真正的人才!

來源:三茅學習

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